Vraag:

Hoe kan ik meerdere emails sturen vanuit Commence?

Antwoord:

Voor Commence RM en hoger is er het gratis meegeleverde mass-mail programma Connect. De nu volgende beschrijving is in RM en hoger nog steeds mogelijk, maar veel eenvoudiger is het om Connect te gebruiken.

Versies 4.x en 2000:

Het is betrekkelijk eenvoudig om meerdere emails te sturen vanuit Commence. Het vergt echter wel enige kennis van Commence. Tenzij je je helemaal in Commence thuisvoelt, raad ik je aan dit niet 'even te proberen'. Lees dit zorgvuldig.

Voorwaarde is, dat je mail kunt versturen vanuit Commence. Dat wil zeggen, Commence en het email-programma op de PC moeten elkaar verstaan. Dit is echter een ander onderwerp (in de maak). Ik ga er hier vanuit dat dit het geval is.

Het makkelijkst is het, om eerst een view te maken van personen/bedrijven die je een mail wilt sturen. Deze view kun je zo filteren dat die items eruit komen waaraan je de mail wilt sturen, en dat ze ook een ingevuld email adres hebben. Ik ga er in dit voorbeeld van uit dat je een view hebt gemaakt met de naam 'Email'.

Een mass-email kun je nu versturen door er een zgn. Agent voor te maken. Een voorbeeld:

Kies Customize | Database... | Agent | Add... Je krijgt dan het volgende scherm:

afbeelding 1

Als je een checkbox 'Shared' hebt en die staat aangevinkt, vink die dan uit.

Klik vervolgens op de knop T onder If this Trigger occurs. Een trigger is het signaal voor een agent om iets te gaan doen. Het volgende scherm verschijnt:

afbeelding 2

Kies (bijvoorbeeld) voor Menu Pick. Daarmee creeer je een optie onder het menu Tools. Bij Help Text kun je de tekst ingeven zoals die verschijnt in het menu.

Bij Active Category is het verstandig om de categorie te selecteren waarop je de zojuist gemaakte view email hebt gebaseerd. Bijvoorbeeld Medewerker. Het zorgt ervoor dat je de agent alleen kunt starten wanneer je een view (bijvoorbeeld Email) hebt geselecteerd die betrekking heeft op die categorie. Merk op dat deze categorie per database kan verschillen. Wanneer je CRM Basic gebruikt, zal dit vrijwel altijd de categorie Medewerker zijn. Bij For Desktop kun je aangeven op welke desktop(s) je het knopje wilt zien. Hotkey laat ik even zitten. Klik OK om deze instelling op te slaan.

Klik nu op de knop 1 in afbeelding 1, onder and these Conditions are true:. Het volgende scherm verschijnt:

afbeelding 3

Selecteer hier in bij Condition Type: Item Count, For Items In: View: email , en bij Trigger If... more than 0 items are visible. Klik OK om de Condition op te slaan. Deze conditie wil zeggen: gebruik alle items die in de view email staan.

Nu wordt het pas leuk. We gaan nu een Action definieren. Klik op knop A (afbeelding 1), onder then perform these Actions:. Het volgende scherm verschijnt:

Selecteer de opties zoals weergegeven. Door Condition 1 aan te vinken, geef je aan dat je de actie van de agent wilt doen voor alle items uit de conditie. Dat zijn dus alle items in de view email.

Klik op de knop Define Message... Het volgende scherm verschijnt:

afbeelding 5

Dit is het hart van je email agent. Stap voor stap:

• Recipient: is degene aan wie je de mail wilt sturen. Hier vul je dus de veldnaam in van het email adres in zoals je dat in Commence hebt opgeslagen.
• Subject: het onderwerp van je email
• Message Text: de tekst van de email die je wilt versturen. Je kunt deze direct invullen, zoals in het voorbeeld. Waar (%veldnaam%) staat, wordt in de uiteindelijk email de waarde van de geselecteerde veldnaam in Commence ingevuld.
  Een tweede mogelijkheid (Use Letter Template) is om een tekst bestand (.TXT) als template (sjabloon) te gebruiken. Dit zijn tekst bestanden die je maakt op dezelfde wijze als waarop je bijvoorbeeld Word templates maakt, maar dan in .TXT formaat. Commence ondersteunt voor email uitsluitend zgn. Plain Text, droge tekst, dus.
• Preview before sending: (optioneel) Maakt de email aan, maar verstuurt deze niet totdat je in je mailer voor verzenden kiest. Voor het versturen van zeer veel emails zou ik deze optie niet aanvinken.
• Attach File: (optioneel) Eventuele attachment die je wilt meesturen. Je kunt maximaal 1 attachment meesturen.

Klik OK, OK, Save als je tevreden bent. Je hebt nu een agent gemaakt voor het versturen van email.

Wanneer je deze agent activeert, wordt naar alle items in de view email een email gestuurd, waarbij voor ieder item de veldnamen zoals aangegeven in de email template worden ingevuld. Merk op, dat in Commence niet wordt bijgehouden aan welke mensen/bedrijven je een email hebt verstuurd. Het versturen van email vanuit Commence wordt niet in Commence vastgelegd.

Dat was relatief eenvoudig, nietwaar? Nu de dingen om op te letten:

Elke keer wanneer je deze agent activeert, wordt aan alle items in de view email de email gestuurd zoals je die hebt gecomponeerd in je agent! Het is dus niet een agent waar je zomaar op moet klikken! Denk 3x na voordat je hem activeert!

Controleer iedere keer voordat je een mass-email verstuurt of je gegevens kloppen!!

• Controleer of de items aan wie je een mail wilt sturen kloppen, m.a.w. of je het filter op de view email (zoals gebruikt in dit voorbeeld) goed hebt. Zijn dat echt de mensen aan wie je een email wilt sturen? Zo niet, pas dan de view (filter) aan, en sla de view op voor je gaat versturen.
• Controleer in de agent of de email tekst/de email template de goede is. Zo niet, pas hem dan aan.

Als je Author permissie hebt, zorg ervoor dat deze agent NIET shared is.

Een manier om jezelf enigszins te beschermen, is het inbouwen van een zgn. Messagebox. Commence Agents bieden de mogelijkheid om, voordat je een actie daadwerkelijk uitvoert, eerst een scherm met informatie te laten zien. Omwille van simpelheid is dat in dit voorbeeld achterwege gelaten.

<< terug  |  index