Hoe kan ik uit Commence gegevens exporteren?
Hoe gegevens te exporteren is een veelgehoorde vraag. Gegevens vanuit 1 categorie exporteren is eenvoudig; maak een 'Export-template' via File | Export | By <View of Category> | Add... in Commence 4.x of Customize | Database | Import/Export | Add... in Commence 2000 en hoger. Een export-template is een definitie van welke velden je wilt exporteren vanuit Commence, in welk bestandsformaat. Aangeraden wordt om ASCII tab-delimited, of dbf (no sample) te gebruiken. Vervolgens doe je via File | Export een export, van een hele categorie (By Category), of van een selectie van items in een View (By View). Voor details verwijs ik naar de Help file.
Voor de meeste mensen is een simpele export nog wel te doen.
Moeilijker wordt het als je gegevens uit meerdere categorieen wilt exporteren. Bijvoorbeeld uit 2 categorien, zoals Medewerker en Bedrijf; een voor de hand liggend voorbeeld is het exporteren van personen met daarbij hun zakelijke adresgegevens. Het antwoord hierop is simpel: Commence kan dat niet zomaar! Dit is een veelgehoorde klacht over Commence, en een waar op het moment aan gewerkt wordt. Je zou denken dat je de connectie-velden die je in een View zichtbaar kunt maken, ook kunt exporteren. Niet, dus, dat kan alleen met het index (Name) veld van de verbonden categorie. Dit geldt ook voor het opslaan als HTML! Met ingang van versie RM 2.1 en hoger is dit probleem opgelost!
Er is wel een work-around mogelijk: wat je kunt doen is een aparte categorie maken, met daarin de velden die je wilt exporteren. Middels een Agent kun je deze velden vullen, en dan vanuit deze export-categorie de export doen. Zorg ervoor dat de items in deze categorie local zijn, anders genereer je onnodig netwerkverkeer. Een bijkomend voordeel van lokale items in een categorie die 'er niet toe doet' is dat je er veilig items uit kunt weggooien.
Feit is, dat maar weinig mensen zich in Commence zo goed thuis voelen dat ze dit zelf kunnen. Ik raad je dan ook aan om als export voor jou belangrijk is, met Vovin Services contact op te nemen.
Zie ook: