Het aantal velden waarin adresgegevens worden opgeslagen kan op het eerste gezicht erg groot, zelfs overbodig, lijken. Er zit natuurlijk wel een systeem achter.
De adresvelden worden hier per categorie besproken.
Medewerker
De categorie Medewerker kent 9 adresvelden, die alsvolgt zijn opgebouwd:
| prive_Straat |
straatnaam, voor adressen in NL |
| prive_huisno | huisnummer, voor adressen in NL |
| prive_TekstNo | toevoeging huisnummer, voor adressen in NL |
| prive_Postcode | postcode, voor adressen in NL |
| prive_Plaats | plaatsnaam, voor adressen in NL |
| prive_adres_1 | adresregel 1, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| prive_adres_2 | adresregel 2, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| prive_PostcodePlaats | adresregel 3, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| prive_Land | land, leeg als adres in NL, landnaam als adres in buitenland. In nieuwere versies van CRM Basic is dit veld indirect |
Bij nederlandse adressen is het zo, dat de combinatie van postcode/huisnummer reeds een geldig (post)adres oplevert. De combinatie straat/huisnummer/plaats levert echter ook een geldig (post)adres op. Om deze reden zijn dit allemaal gescheiden velden. Echter, buitenlandse adressen kunnen allerlei formaten hebben, vandaar dat er voor buitenlandse adressen 3 velden zijn die vrij kunnen worden ingevuld.
Verder is het in CRM Basic
zo, dat als een adres in nederland is, de 'vrije' adresvelden op de achtergrond
-onzichtbaar voor de gebruiker- worden samengesteld uit waarden ingevuld in
de velden die specifiek voor nederlandse adressen zijn. De alsvolgt samengestelde
dan wel direct door gebruiker ingevulde (voor adressen in het buitenland) velden
prive_adres_1, prive_adres_2 en prive_PostcodePlaats
en prive_Land vormen dus uiteindelijk altijd het volledige adres van
een persoon. Het zijn deze vier velden die gebruikt worden bij samenvoegbewerkingen
in MS Word. Het voordeel is hopelijk duidelijk: bij het samenvoegen met MS Word
kunnen altijd dezelfde vier adresvelden worden gebruikt, ongeacht of een adres
in Nederland of elders is, terwijl flexibiliteit waar het gaat om vastleggen
adresgegevens gewaarborgd blijft.
(Wellicht zul je zeggen: maar ik zie het veld Land nooit?! Dat klopt, het veld
land is voor nederlandse adressen standaard leeg, en wordt 'gewist' wanneer
wordt samengevoegd met MS Word.)
In CRM Basic is het daarnaast zo dat er ook een veld AdresVolledig is, met daarin het volledige adres.
Bedrijf
Voor de categorie Bedrijf geldt precies dezelfde filosofie. Bij een bedrijf biedt CRM Basic echter de mogelijkheid om zowel het postadres (vaak een postbus), en een bezoekadres in te vullen. De categorie Bedrijf kent zodoende 17 adresvelden:
| Post_Straat | straatnaam postadres, voor adressen in NL |
| Post_HuisNo | (huis)nummer postadres, voor adressen in NL. Voor postbussen het postbusnummer |
| Post_TekstNo | toevoeging huisnummer postadres, voor adressen in NL |
| Post_Postcode | postcode postadres, voor adressen in NL |
| Post_Plaats | plaatsnaam postadres, voor adressen in NL |
| Post_adres_1 | adresregel 1, postadres, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| Post_adres_2 | adresregel 2, postadres, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| Post_Postcode_Plaats | adresregel 3, postadres, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| Bez_Straat | straatnaam bezoekadres, voor adressen in NL |
| Bez_HuisNo | huisnummer bezoekadres, voor adressen in NL. |
| Bez_TekstNo | toevoeging huisnummer bezoekadres, voor adressen in NL |
| Bez_Postcode | postcode bezoekadres, voor adressen in NL |
| Bez_Plaats | plaatsnaam bezoekadres, voor adressen in NL |
| Bez_adres_1 | adresregel 1, bezoekadres, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| Bez_adres_2 | adresregel 2, bezoekadres, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| Bez_Postcode_Plaats | adresregel 3, bezoekadres, samengesteld uit bovenstaande velden als adres in NL, vrije string als adres in buitenland |
| Land | Land, leeg als adres in NL, landnaam als adres in buitenland. Er is hier geen scheiding tussen postadres en bezoekadres. In nieuwere versies van CRM Basic is dit veld indirect. |
Opmerking: het zal oplettende lezers opvallen dat de naamgevingsconventie voor velden niet consequent is.
In CRM Basic is het daarnaast zo dat er ook een veld AdresVolledig is, met daarin het volledige adres.
Een en ander kun je binnen CRM Basic visueel meer inzichtelijk maken: wanneer je het item detail form (de 'kaart') van een medewerker (of bedrijf) opent die (dat) een adres in nederland heeft, zul je zien dat dit een iets andere kaart is dan wanneer je de kaart opent van een medewerker (of bedrijf) die (dat) een adres in het buitenland heeft. Je ziet alleen die adresvelden die voor die situatie toepasselijk zijn! Kies je echter voor 'Aanpassen' (of 'Wijzigen'), dan krijg je de kaart te zien waarop alle velden zichtbaar worden. Het kunnen vastleggen van schijnbaar dezelfde gegevens op één 'kaart' kan verwarrend zijn; het is vooral een kwestie van wennen.
Tot slot: een database weet maar zoveel als je hem vertelt. Wanneer (bijvoorbeeld) samenvoegbewerkingen niet het gewenste resultaat opleveren, vergewis je er dan eerst van of de gegevens wel allemaal zijn ingevoerd.
Ter illustratie: wanneer je een Word document aanmaakt met het 'zakelijk adres' van iemand, dan worden de postadresgegevens gebruikt van het bedrijf waar deze persoon bij hoort. Deze persoon moet dan dus wel A) aan een bedrijf 'hangen', en B) van dit bedrijf moet het adres wel ingevuld zijn.